Question 1

Wat is nova:tms en voor wie is het bedoeld?

Accepted Answer

nova:tms is een systeem voor expeditie-, transport- en logistieke bedrijven. Het verbindt klantenservice en offertes met de uitvoering van transport, documenten en afrekeningen. Verkoop, expediteurs, boekhouding en directie werken zo met dezelfde gegevens en er gaat niets verloren tussen afdelingen.

Question 2

Welke transportmodaliteiten ondersteunt nova:tms?

Accepted Answer

nova:tms ondersteunt weg-, zee-, lucht- en spoorvervoer, en ook containervoor- en natransport in de module ROAD TEU. Zo beheert u meerdere modaliteiten in één systeem. Er zijn ook modules voor douane-expediteurs en opslag.

Question 3

Is nova:tms geschikt voor een klein bedrijf?

Accepted Answer

Ja. Zowel kleine teams als bedrijven met veel afdelingen en vestigingen gebruiken het. We stemmen de implementatie af op uw manier van werken, en als uw bedrijf groeit, voegt u gebruikers toe — u betaalt alleen voor actieve gebruikers.

Question 4

Moet ik software installeren of een eigen server hebben?

Accepted Answer

Nee. nova:tms draait in de cloud en u werkt in de browser — op computer, tablet en telefoon. U onderhoudt geen eigen server en installeert zelf geen updates. Uw team werkt op kantoor, op afstand en vanuit verschillende vestigingen.

Question 5

In welke talen werkt nova:tms?

Accepted Answer

De interface van nova:tms is beschikbaar in 26 talen, en offertes en documenten maakt u in de taal van de klant. Zo werken teams in Polen en daarbuiten in één systeem.

Question 6

Heeft nova:tms een CRM en kan ik er offertes mee maken?

Accepted Answer

Ja. U beheert contacten, leads, kansen en verkoopactiviteiten en maakt offertes in drie stappen — met route, prijzen uit tarieven en marge. Van een geaccepteerde offerte maakt u met één klik een dossier, zodat afspraken direct naar operations gaan. Aanvragen per e-mail zet nova:AI automatisch om in leads of verkoopkansen met een offertevoorstel.

Question 7

Hoe beperkt nova:tms handmatige invoer?

Accepted Answer

Eenmaal ingevoerde gegevens gebruikt u in elke volgende stap — in offertes, opdrachten, documenten en afrekeningen. nova:tms automatiseert ook bepaalde berichten, herinneringen en gegevensuitwisseling met andere systemen, zodat uw team minder overtypt.

Question 8

Waarvoor gebruikt nova:tms kunstmatige intelligentie?

Accepted Answer

nova:AI leest gegevens uit documenten, registreert inkoopfacturen en koppelt ze aan de juiste opdrachten of algemene kosten. Het leest ook klantaanvragen per e-mail: het herkent route, lading en data, maakt een lead of verkoopkans aan en bereidt een offertevoorstel voor. Dat beperkt invoer en versnelt de documentstroom — de beslissing blijft altijd bij de mens, die de herkende gegevens controleert en zo nodig corrigeert.

Question 9

Kan nova:tms zendingen volgen?

Accepted Answer

Ja. Via koppelingen met rederijen en trackingdiensten volgt nova:cargo tracking onder meer zeecontainers en luchtvracht. Het verloop, inclusief route op de kaart en ETA-wijzigingen, ziet u bij de opdracht. Omvang en frequentie van updates hangen af van de modaliteit en de bron.

Question 10

Kunnen klanten zelf de status van hun opdrachten bekijken?

Accepted Answer

Ja. Het klantportaal nova:cargoHUB toont opdrachten, statussen, documenten, facturen en betalingen — gratis voor uw klanten. Met meldingen kan het ook automatisch over gebeurtenissen informeren, zodat klanten sneller antwoord krijgen en expediteurs minder statusvragen.

Question 11

Moeten chauffeurs een app installeren?

Accepted Answer

Nee. Met nova:driverJOBS krijgt de chauffeur een link naar de opdracht — per sms of via een willekeurige messenger — opent hem in de browser van de telefoon, werkt statussen van routepunten bij en voegt foto's van documenten toe die direct in het dossier komen.

Question 12

Kan ik de winstgevendheid van opdrachten doorlopend volgen?

Accepted Answer

Ja. nova:tms zet opbrengsten en kosten per opdracht naast elkaar en vergelijkt prognoses met werkelijke afrekeningen. nova:BI-rapporten tonen afwijkingen, het resultaat en welke opdrachten aandacht nodig hebben.

Question 13

Helpt het systeem facturen en betalingen bij te houden?

Accepted Answer

Ja. nova:tms koppelt verkoop- en inkoopfacturen aan de bijbehorende opdrachten. Het bewaakt vorderingen, schulden en vervaldata en ondersteunt incasso. De lijst met te factureren dossiers toont wat is afgerekend en wat nog gefactureerd of uitgezocht moet worden.

Question 14

Ondersteunt nova:tms KSeF (Poolse e-facturatie)?

Accepted Answer

Ja. nova:tms is gekoppeld aan KSeF en verwerkt verkoop- en inkoopfacturen. Samen met nova:AI registreert het kostendocumenten en koppelt ze aan de juiste opdrachten, met minder handwerk bij het afrekenen.

Question 15

Kan nova:tms koppelen met ons boekhoudprogramma?

Accepted Answer

Ja. nova:tms werkt met financiële, boekhoud- en ERP-systemen, waaronder Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Symfonia, enova365, SAP en Microsoft Dynamics 365 Business Central. De omvang van de gegevensuitwisseling spreken we af tijdens de implementatie.

Question 16

Hoe verloopt de implementatie en hoe lang duurt die?

Accepted Answer

We beginnen met het leren kennen van uw processen. Daarna configureren we het systeem, bereiden we de afgesproken gegevens en koppelingen voor (inclusief boekhouding en e-facturatie) en trainen we de gebruikers. Een standaardimplementatie duurt ongeveer 4 weken na ondertekening; bij grotere projecten spreken we de planning vooraf af.

Question 17

Helpen jullie met het overzetten van gegevens uit ons systeem of Excel?

Accepted Answer

Ja. Tijdens de implementatie spreken we de gegevensimport af, bijvoorbeeld klant- en contactgegevens. Eerst bekijken we de bestanden, hun kwaliteit en omvang. Of historische opdrachten en documenten overgezet kunnen worden, beoordelen we per geval.

Question 18

Wat kost nova:tms?

Accepted Answer

nova:tms is een abonnement per actieve gebruiker — €49 netto per maand, en de implementatie met training kost eenmalig €499. Het klantportaal is gratis. Extra diensten zoals nova:AI of containertracking zet u aan wanneer nodig. Zie de prijspagina; vooraf ontvangt u een offerte met alle kosten.

Question 19

Kan nova:tms worden aangepast aan onze manier van werken?

Accepted Answer

Ja. Tijdens de implementatie configureren we onder meer rechten, documenten, sjablonen en meldingen. Hebt u een extra functie of koppeling nodig, dan analyseren we de omvang en geven we de voorwaarden.

Question 20

Kunnen we na de implementatie op ondersteuning rekenen?

Accepted Answer

Ja. We bieden technische ondersteuning en hulp bij het gebruik gedurende de hele contractperiode. Verzoeken lopen via onze helpdesk (support@nova-tms.com) en indien nodig plannen we online overleg. Omvang en voorwaarden staan in het contract.

Question 21

Kunnen we het systeem zien voordat we beslissen?

Accepted Answer

Ja. In een demo laten we de processen zien die voor uw bedrijf belangrijk zijn — van offerte en opdrachtafhandeling tot documenten en afrekeningen. We kunnen ook testtoegang afspreken, zodat uw team het systeem in de praktijk kan proberen.

Question 22

Zijn onze gegevens veilig?

Accepted Answer

Ja. nova:tms draait op de infrastructuur van Google Cloud met beveiligingscertificaten. Back-ups worden elke dag automatisch gemaakt en op veilige locaties bewaard.

Question 23

Hoe beschermt nova:tms de toegang tot het systeem?

Accepted Answer

U kunt tweestapsverificatie inschakelen — met een code uit een app (bijv. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 2FAS) of per e-mail. Rechten en gebruikersgroepen bepalen precies wie wat ziet en bewerkt, bijvoorbeeld financiën of bepaalde afdelingen.

Question 24

Helpt nova:tms bij naleving van de AVG?

Accepted Answer

Ja. nova:tms is ontworpen met de AVG in gedachten: het beschermt persoonsgegevens en laat u bepalen wie er toegang toe heeft.

Question 25

Hoe blijft nova:tms bij met veranderende regelgeving?

Accepted Answer

We volgen wijzigingen in wet- en belastingregels — zoals KSeF of SENT — en passen het systeem aan via updates die in de licentie zitten.

Veelgestelde vragen

Over nova:tms

Functies

Financiën en e-facturatie

Implementatie en samenwerking

Beveiliging